Reflectieblogs

Lente  

 Ik had ze gemist, de vogels. De hele winter was het doodstil in mijn tuin en het bos in de buurt. Tot begin februari de koolmezen het vroege voorjaar inluidden. Ik voelde de lente naderen toen ik hun schrille uithalen hoorde.  Maar mijn hart maakte echt een sprongetje toen ik vorige week opeens een merel hoorde. Merels gebruiken hun zang echt om te communiceren; ze maken elkaar duidelijk wat hun gebied is of slaan alarm wanneer er gevaar dreigt. Hele gesprekken luister ik soms af. Merels maken elkaar duidelijk hoe ze zich voelen. Hoe anders is dat soms bij mensen!

Professioneel

Wij laten onze gevoelens vaak thuis als we op het werk zijn. Het heet professioneel te zijn om aan de vergadertafel niet te uiten hoe we ons voelen. Terwijl dat wel degelijk een rol speelt! Als jij thuis net iets bijzonders hebt meegemaakt, je een slapeloze nacht had of je hond ziek is, heeft dat invloed op je gemoed. Hoe professioneel je ook bent, dat gemoed zal je altijd beïnvloeden. Het geeft als het ware onderliggende lading als je communiceert. Als iemand afwezig lijkt in het overleg, komt dat dan door desinteresse? Is diegene het niet eens met een besluit of ervaar je misschien zelfs persoonlijke afkeur? Het probleem is dat je niet écht weet wat er in iemand omgaat. Misschien is één van deze verklaringen waar -  maar misschien ook niet en heeft diegene een ziek kind thuis.

Check-in

Om te voorkomen dat we waargenomen gedrag direct labelen, helpt het om te weten hoe iemand zich voelt. Als voorzitter van een overleg neem ik daarom als het ware de rol van de eerste merel. Ik doe altijd een check-in met het team, zodat we weten hoe iedereen erbij zit. Dat kan uitgebreid door te vragen naar ervaringen of verwachtingen bij de start van een teamdag. Maar het kan ook kort en functioneel in het werkoverleg met een vraag naar het hoogtepunt van de week of het belangrijkste agendapunt. Als voorzitter of facilitator begin je altijd zelf. Zo kun je de toon zetten voor het gesprek.

En jij?

Start jij je vergaderingen door direct in de agenda te duiken, of kijk je eerst even hoe iedereen erbij zit? Een check-in hoeft niet tijdrovend of diepgaand te zijn. De spelregels zijn eenvoudig: iedereen geeft antwoord op de vraag, zonder in discussie te gaan. Popcorn style, dat wil zeggen dat je niet het rijtje afgaat maar een ieder zelf laat aanvoelen wat het beste moment is voor diens inbreng. Zoals gezegd start je zelf en geeft het goede voorbeeld. Let maar eens op: als je op z’n minst basaal weet hoe het met iedereen gaat, voorkomt dat vooroordelen en misverstanden. Vergader-ze!