Reflectieblogs

Diplomafeestje 

Mijn jongste zoon is dit jaar begonnen aan een nieuwe studie. Hij heeft vorig jaar zijn vwo-diploma gehaald en we een examenfeest gehouden. Nu is hij er helemaal klaar voor om te starten met een nieuw avontuur aan een nieuwe school. Dat vinden we een normaal verloop: kinderen verruilen de ene school voor de andere om verder te komen. Ze sluiten het ene af om het volgende te kunnen beginnen. Gek genoeg doen we dat in organisaties niet altijd.

Tijdelijk

Vooral (semi-) publieke organisaties hebben nog wel eens de neiging om projecten of programma's niet helemaal af te ronden. Wat je dan vaak hoort is dat de mensen die in zo'n project werken zeggen: Ja maar het gaat toch heel goed? We hebben resultaten behaald, waarom zouden we nu stoppen? Terwijl een project of een programma per definitie tijdelijk is. Je hebt je doelen gesteld en als je die doelen behaalt, sluit je het project af. Net als je de middelbare school afsluit met een diploma en een feestje. Ik raad projectleiders een programmamanager dan ook aan om voldoende stil te staan bij de laatste fase van evalueren en afronden. Kijk eens terug met zijn allen. Wat heb je geleerd?

Samen

Hoe gaan we de wijsheid en de kennis, kunde, de resultaten die we hebben verzameld een plek geven in de bestaande organisatie? Want als je eeuwig in dat project blijft hangen, heb je ten eerste kans dat de resultaten niet voldoende in de staande organisatie verankerd worden. En ten tweede start je nieuwe projecten waarmee het aantal projecten en programma's dat loopt alsmaar toeneemt. Een organisatie kan dat helemaal niet aan. Natuurlijk betekent afronden dat mensen die voor zo'n project werkten iets anders moeten gaan doen. Dat hun rol in dat programma eindigt. Dat is ook afscheid nemen en soms best lastig. Daarom vind ik het zo belangrijk om een project of programma met veel toeters en bellen te eindigen. Denk eens verder dan het evaluatieverslag. Vier bij voorkeur ook alle tussen-mijlpalen, maar zeker die laatste. Samen!

En jij?

Leid jij een project of een programma? Als je ziet dat het einde van de looptijd in beeld komt, denk dan eens na over hoe je dat met elkaar kunt vieren. Hoe je de organisatie kunt laten weten wat jullie bereikt hebben. En ook wat niet gelukt is, is interessant om te delen. Daarin zitten misschien nog wel waardevollere lessen dan in de successen.

En werk jij mee aan een project dat stopt? Realiseer je dan dat het waarschijnlijk niet stopt omdat het niet goed ging. Juist ook wat goed gegaan is, verdient het om af te ronden. Sluit het ene af om het volgende te kunnen beginnen – om verder te komen.